Карточка контрагента

Карточка контрагента — бытовое название элемента справочника "Контрагенты", а именно — запись в базе данных, описывающая контрика. В этой записи содержатся все параметры, которые нужны для правильной работы организации с контрагентом. Параметров может содержатся от нескольких до сотен. Некоторые обязательны (название, ИНН, договоры), некоторые важны (адреса, торговые точки), некоторые носят справочный характер или облегчают работу (телефоны, типы цен, типы взаимоотношений, даже можно расписание работы забить).

Для того, чтобы не наступила жопа с задваиванием записей, каши в таблицах, невозможностью найти контрика, некорректной выпиской документов, кривой выгрузкой и тотального бардака, а также, чтобы в эске было чистенько, красиво, приятно и быстро, надо заполнять карточку по определенным принципам. Эти принципы и описаны ниже.

Наименование и полное наименованиеПравить

Это обязательные реквизиты контрагента в . Казалось бы, зачем их два? Затем, что наименование отображается в программе, таблицах, отчетах. В общем, обычно вы видите только наименование. Но! При распечатке проводных документов и других юридически значимых действиях используется полное наименование. Почему так? Потому что неудобно работать с Общество с ограниченной ответственностью "Магнус" и Краевое государственное бюджетное общеобразовательное учреждение "Хабаровский краевой центр психолого-педагогической, медицинской и социальной помощи", а с Магнус, ООО и ХК ЦППМСП, КГБОУ — удобнее. По алфавиту легко находить. В списках, отчетах, таблицах нормально выглядит. Но по закону, в счет-фактурах, накладных мы обязаны указывать полное наименование. Полное наименование состоит из двух частей: организационная форма и название. Название заключается в кавычки. ¯\_(ツ)_/¯

Еще раз:

  • Наименование должно быть лаконичным, чётким, однозначным, написанным по правилу нашей системы
  • Полное наименование должно быть таким же, как в юридических документах контрагента

Типы контрагентовПравить

  • ООО (ооошки, юрики, фирмы) — как правило, общества с ограниченной ответственностью. Самый распространенный (наверное) тип юридического лица. И, соответственно, контрагента.
  • ИП (ипешники, ипешки) — индивидуальные предприниматели. Эти ребята интересные. Они вроде как физические лица, но учитываются как юридические лица. То есть они обязаны сами платить налоги, и предоставлять отчетность в налоговую. Но при этом ИНН у них двенадцатизначный, как у физиков, а не десятизначный как у юриков. Ну и отвечают они за все своим имуществом, в отличии от ООО. Характерная черта — любят криво платить НДС.
  • Частное лицо — тут бардак. В эту категорию валят всё подряд, но обычно то, что нельзя провести как обычную продажу. Например: подарки, непроводные по точкам продажи, продажа сотрудникам фирмы, просто каким-то разовым левым людям. Помойка, короче. Если у вас нет кассового аппарата (а у вас нет кассового аппарата), то продажа с проводными документами на такого контрагента невозможна. Частное лицо одно. Разница в продажах отражается в торговых точках под этим чл.
  • Бюджетные организации — этим лучше вообще не продавать ничего.
  • Может есть кто-то еще, сейчас не припомню. Если и есть — они не особо играют роли.

Как правильно заполнять наименование для разных типовПравить

Здесь в первую очередь определяется значимая, индивидуальная часть наименования.

  • Для юрика это само название. Например — Магнус. Весь обвес, типа "ТК", "фирма", "ТД" — незначимы (см. раздел Части названий, которые непонятно куда определять). Все что не значимо, переносится в правую часть, за запятую. В итоге получается:
Магнус, ООО — наименование
Общество с ограниченной ответственностью "Магнус" — полное наименование

   или

А-Конто, ООО Компания
Общество с ограниченной ответственностью Компания "А-Конто"
  • Для ИП это фамилия, имя, отчество. Имя и отчество в наименовании указываются инициалами, инициалы обязательны. Указание на тип не особо значимо, переносится в правую часть, за запятую.
Щанкина Н. В., ИП — наименование
Индивидуальный предприниматель Щанкина Наталья Валерьевна — полное наименование

Части названий, которые непонятно куда определятьПравить

ТД, ТК, Компания, Фирма, ПФ, ПО и подобные — это все приставки в организационной форме и, как правило, не являются частью названия организации. Поэтому они переводятся за организационную форму в наименовании: Звезда, ОАО ПФ. При наличии таких приставок в названиях, особенно "фирма" и "компания" необходимо получить ИНН или ОГРН организации для корректного написания в карточке.

Варианты написания фирменных наименованийПравить

Бывает такое, например когда говорят по телефону, что фиг поймешь как писать название. С дефисами ли. Слитно ли. Сколько там заглавных букв, какие они и где. В таких случаях, лучше всего попросить копию ИНН или ОГРН, конечно, и переписать оттуда. Еще вариант проверить интернет. Лучше всего взять ИНН и загуглить его. Но это не всегда возможно. Тогда общим правилом делаем такое: первая буква заглавная, остальное все строчное. Дефисы — по вкусу. Потом карточку можно поправить.

КоллизииПравить

Бывает такое, что ООО или ИП одинаково называются. Например "Кристалл" (в Хабаровске их три штуки). Это коллизия. Но ИНН у них всегда разный. Тогда в наименование фирмы, которая не первая попала в базу, добавляется последние три цифры ИНН. Если у вас и это совпало — вам положена премия 100 долларов.

ПримерыПравить

Пример оформления для ООО
Тип Правильно Неправильно
Наименование Магнус, ООО ООО Магнус
"Магнус", ООО
Магнус ООО
Магнус
Полное наименование Общество с ограниченной ответственностью "Магнус" ООО "Магнус"
Магнус, ООО ТК
Наименование Торговый Дом Ярмарка, ООО Фирма ООО ТД Ярмарка
ТД Ярмарка, ООО
Фирма Ярмарка, ООО ТД
"Ярмарка"
Полное наименование Общество с ограниченной ответственностью Фирма "Торговый Дом Ярмарка" ООО Фирма "Торговый дом Ярмарка"
Торговый Дом Ярмарка, ООО Фирма


Пример оформления для ИП
Тип Правильно Неправильно
Наименование Щанкина Н. В., ИП ИП Щанкина Н. В.
"Щанкина", ИП
Щанкина ИП
Полное наименование Индивидуальный предприниматель Щанкина Наталья Валерьевна Любое другое написание
Наименование Кязимов Г. Г., ИП ИП Кязимов Г. Г.
Полное наименование Индивидуальный предприниматель Кязимов Гусейнбала Гусейнана оглы Любое другое написание